Làm sao tiết kiệm giấy khi dùng máy photocopy?

Tiết kiệm giấy chính là tiết kiệm tiền và chi phí vận hành cho doanh nghiệp. Một tờ giấy không đắt nhưng nếu nhiều tờ giấy thì câu chuyện sẽ khác. Bạn hãy thử tham khảo và áp dụng những cách tiết kiệm giấy sau cùng Huỳnh Gia, chắc chắn bạn sẽ nhận thấy lợi ích từ hành động này.

Mời bạn tham khảo: cho thuê máy photo Toshiba chất lượng

Cách tiết kiệm giấy trong văn phòng

Bảo vệ môi trường là mục tiêu hàng đầu trong các cuộc thảo luận trong nước và quốc tế. Nhiều người đã đặt câu hỏi là “tôi có thể làm gì để giảm thiểu chất thải trong cuộc sống hàng ngày?”. Nếu bạn đang làm việc trong văn phòng, bạn có thể giúp bảo vệ môi trường bằng cách tiết kiệm giấy khi sử dụng máy photocopy.

Nếu bạn muốn tiết kiệm chi phí cho công ty, đồng thời góp phần bảo vệ môi trường, thì bạn hãy đặt mục tiêu cắt giảm rác thải giấy lên hàng đầu và thực hiện những phương pháp sau:

1) In ấn, photocopy tài liệu khi cần thiết

Bạn hãy thử nghĩ lại xem, có phải có nhiều trường hợp vốn dĩ không cần phải in hoặc photocopy ra nhiều bản nhưng bạn vẫn phải làm nhiệm vụ đó vì có người nói rằng, họ thích cầm tờ giấy trên tay không? Có nhiều thiết bị công nghệ để bạn lấy thông tin mà không cần dùng đến giấy. Trong những trường hợp không cần dùng, bạn hãy hạn chế in ấn hoặc photocopy vì chắc chắn, sau đó những bản in hoặc photocopy đó sẽ bị vứt vào thùng rác, như vậy thật lãng phí.

2) In hai mặt giấy

Những tài liệu thể hiện sự trịnh trọng thì không thể in hai mặt nhưng nếu bạn chỉ dùng tài liệu để lưu hành nội bộ thì tốt nhất là nên in hai mặt. Tốt nhất là bạn nên đưa ra quy định rõ ràng những tài liệu nào nên in hai mặt, tài liệu nào không nên để nhân viên không bị nhầm lẫn.

Hơn nữa, với những bản in một mặt bị hỏng mà có thể giữ lại được thì bạn hãy giữ lại để dùng tờ in nháp cho những tài liệu sau.

Tìm hiểu thêm: cho thuê máy photo Ricoh giá tốt nhất

3) In theo trang

Nếu bạn cần dùng vài trang trong xấp tài liệu lớn, hãy chỉ in những trang đó. Ngay cả trong những tình huống cần lưu trữ giấy tờ, bạn chỉ nên in các trang cần chữ ký, điều này giúp bạn tiết kiệm nhiều trang lãng phí.

4) Lưu trữ điện tử

Lưu trữ thông tin là một thực tiễn cần thiết đối với nhiều văn phòng nhưng tủ hồ sơ không phải là cách duy nhất để lưu trữ tài liệu. Việc lưu trữ giấy không chỉ lãng phí giấy và không gian văn phòng mà còn khó tìm kiếm và khó phân loại hơn. Giấy cũng có thể bị cũ hoặc bị hỏng về lâu dài. Do đó, bạn hãy tham khảo cách lưu trữ điện tử.

5) Sử dụng email

Email đã trở thành phương thức chính để nhân viên và khách hàng giao tiếp tại nơi làm việc nhưng nhiều tài liệu vẫn được in ra để phân phối, vì lý do pháp lý. Tuy nhiên, bạn có thể không dùng giấy mà dùng cách scan tài liệu và gửi email.

Nếu bạn muốn mua máy photocopy, bạn hãy liên hệ ngay đến Huỳnh Gia để chúng tôi hỗ trợ tốt nhất.