Làm thế nào để tiết kiệm chi phí sử dụng máy photocopy?
“Có cách nào giúp tôi bỏ ra số tiền nhỏ mỗi tháng nhưng vẫn đáp ứng các yêu cầu in ấn và photocopy cho toàn bộ văn thư tại văn phòng được không?”
Chắc chắn bạn sẽ đạt được mục tiêu này nếu sử dụng dịch vụ cho thuê máy photo Toshiba tại Thủ Dầu Một của Huỳnh Gia. Đó là vì lợi ích lớn mà dịch vụ sẽ mang lại cho doanh nghiệp và môi trường để giảm chi phí in ấn và photocopy và năng lượng tiêu thụ trong văn phòng của bạn.
Ngoài ra, để tiết kiệm chi phí hiệu quả, bạn hãy tham khảo những mẹo nhỏ như sau!
Mẹo tiết kiệm chi phí và năng lượng sử dụng máy photocopy trong văn phòng
Bạn có thể cắt giảm chất thải, tiết kiệm năng lượng hoặc thay thế thiết bị cũ, lạc hậu bằng công nghệ mới hiệu quả hơn giúp tiết kiệm chi phí hơn thông qua những cách làm rất nhỏ. Hãy cùng Huỳnh Gia tham khảo những gợi ý như sau.
Cắt giảm lãng phí trong cách điều chỉnh bản in hoặc photo trước khi in hoặc photocopy
Nếu bạn giảm được số lượng bản in hoặc photo, bạn sẽ cắt giảm lượng giấy, mực tiêu thụ và giảm thời gian chờ photocopy bản sao. Làm sao để giảm bản in?
+ Giảm số lượng trang trong một ấn phẩm
+ Bỏ bớt/rút ngắn nội dung và chủ cung cấp những thông quan quan trọng.
+ Giảm kích thước lề/sử dụng phông chữ nhỏ hơn nhưng vẫn đọc rõ
+ Làm nhỏ khoảng cách giữa các dòng
+ Giảm số lượng/kích thước của ảnh và các đồ họa khác.
+ Giảm số lượng bản in màu nếu không thực sự cần thiết
+ Thử photo hai mặt. Nếu có thể, hãy in hai mặt hoặc in sang PDF.
+ Photo theo yêu cầu. Nếu bạn không có máy photocopy trong văn phòng thì hãy dùng dịch vụ photocopy khi yêu cầu. Khi dùng dịch vụ này, bạn sẽ co thời gian cân nhắc cẩn thận là liệu có cần photocopy xấp tài liệu này không.
Xem thêm: Xem thêm: cửa hàng cung cấp máy photo Ricoh mới giá tốt nhất
Xem xét chi phí sử dụng giấy:
Nếu có thể, hãy chọn giấy phù hợp với máy photocopy để cho bản photocopy đẹp mắt, đồng thời giá tốt nhất để tiết kiệm chi phí. Nên sử dụng giấy thân thiện với môi trường.
In một bản rồi sao chép
Có thể bạn cần in tài liệu để phổ biến thông tin cho nhiều người nhưng đừng in tất cả. Bạn hãy in trước 1 bản sao đó photocopy thêm số lượng tài liệu bạn cần. Các máy photocopy hiện nay đều được nối mạng, nên bạn chỉ cần gửi các tệp đến nơi cần photo là có thể photo được.
Chuyển các ấn phẩm sang định dạng web
Nếu bạn muốn lưu lại thông tin thì thay vì photo ra giấy để lưu trữ, hãy xem lại tất cả những gì bạn đang sao chép và chuyển đổi sang định dạng web. Sau đó chuyển các tài liệu vào đĩa CD hoặc trên internet. Điều này sẽ đơn giản hóa và cải thiện quy trình, giảm chi phí tổng thể.
Hiệu đính trên màn hình
Nếu không cần thiết, hãy thử đọc các tài liệu trên màn hình, thay vì in hoặc photo.
Giảm photocopy hành chính
Cố gắng chuyển đổi những thứ như biểu mẫu hành chính sang định dạng điện tử
Tiến hành các cuộc họp không cần giấy tờ
Hãy thử các chương trình làm việc bằng thư điện tử, v.v., thay vì in hoặc photo thông tin ra.
