Tư vấn chọn mua máy photocopy cho văn phòng

Mỗi văn phòng sẽ có nhu cầu sử dụng máy photocopy khác nhau do đó, cần phải lựa chọn sao cho phù hợp để cắt giá chi phí, tránh lãng phí và đạt hiệu quả năng suất làm việc cao. Tuy nhiên, vì không phải lúc nào cũng hiểu rõ những đặc tính kỹ thuật về máy photocopy, nên nhân viên văn phòng khó lòng chọn được cái phù hợp. Chính lúc này, đơn vị cung cấp máy photocopy chính hãng Huỳnh Gia sẽ hỗ trợ bạn tốt nhất.

Chọn mua máy photocopy cho văn phòng như thế nào?

Tùy theo tần suất in ấn và số lượng bản in cần cung cấp mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng, nhu cầu sử dụng máy photo sẽ khác nhau nhưng đa phần thì dù là công ty lớn hay nhỏ đều cần dùng đến thiết bị này.

Trước tiên, hãy cân nhắc giữa máy in và máy photocopy:

Nhiều văn phòng nhỏ đã chọn máy in, máy scan vì thiết kế nhỏ và bản in sắc nét, chi phí thấp tuy nhiên, loại máy này sẽ phụ thuộc vào máy tính chủ, tốc độ chậm và thay mực thường xuyên. Ngoài ra những vấn đề hỏng drum, bộ gạt,... thường xuyên xảy ra. Do đó, nếu không biết rõ về kỹ thuật sẽ khiến văn phòng tốn thêm nhiều khoản phí sữa chữa.

Ngược lại máy photocopy là lựa chọn rất phổ biến trong những doanh nghiệp quy mô trung hoặc lớn. Loại máy photo hiện đại tích hợp tất cả các tính năng in ấn, scan, fax và photo. Một máy có thể được dùng từ nhiều người, in được khi kết nối với mạng dây hoặc wifi, không phụ thuộc máy tính chủ và lượng mực bơm một lần rất lớn, sử dụng được lâu (trung bình sẽ tầm khoảng 3 đến 7 tuần), vật tư máy bền bỉ (ít nhất 2 năm - máy mới).

Đọc thêm: địa chỉ cung cấp máy photocopy Toshiba cũ giá tốt nhất

Kế đến, tìm hiểu về loại máy bạn muốn mua - ở đây Huỳnh Gia giới thiệu về máy photocopy:

Đối với văn phòng, việc dùng máy photo cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Máy photocopy hoạt động êm ái và ổn định, do phải hoạt động công suất lớn nên nếu máy cứ phát ra âm thành ồn ào thì văn phòng của bạn sẽ không có giây phút nào yên tĩnh, quấy nhiễu sự tập trung của nhân viên.

- Máy photo đa năng nhưng dễ sử dụng - để dễ hướng dẫn cho nhiều người dùng - tiết kiệm thời gian đào tạo. Hiện nay mày hình cảm ứng nhanh nhạy và bản hướng dẫn chi tiết dễ hiểu trong máy photo sẽ giúp nhân viên của bạn học cách sử dụng máy nhanh hơn.

- Cung cấp chức năng scan màu và bản scan có thể gửi về máy cho từng người. Việc dùng chung một máy photo nhưng vẫn có thể cài đặt cá nhân hóa sẽ giúp cho nhân viên làm việc độc lập và tránh ảnh hưởng đến công việc của người khác.

Cuối cùng, hãy cân nhắc đến máy photocopy đa năng.

Nhiều chức năng sẽ kéo theo nhiều chi phí hơn, do đó, nhiều doanh nghiệp đã rất băn khoăn khi chọn mua loại máy photo này vì họ cho rằng ở thời điểm hiện tại họ chưa cần dùng đến. Tuy nhiên, Huỳnh Gia gửi thông tin phân tích thiệt hơn về việc chọn mua máy photo đa năng như sau để bạn đánh giá khách quan hơn:

Dùng lúc cần

Bạn sẽ không biết được lúc nào bạn cần scan, cần photo, fax hay in ấn vì công việc đòi hỏi đột xuất và rất khó để bạn đáp ứng kịp thời nếu như máy photo không có sẵn chức năng đó.

Trong trường hợp máy in hoặc máy photo không có chức năng bạn cần, bạn sẽ tốn thời gian và chi phí hơn cho dịch vụ ngoài.

Đọc thêm: cho thuê máy photocopy Ricoh giá tốt nhất

Độ bền cao hơn

Kích thước của máy photo đa năng lớn, các vật liệu như drum, bộ gạt,... cũng lớn và có sức chịu tải tốt hơn so với những máy có thiết kế nhỏ. Tất cả những điều này cần thiết cho nhu cầu in ấn lớn trong văn phòng. Điều này trái ngược với máy in trong văn phòng - có kích thước nhỏ và hiệu suất hoạt động thấp.

Chi phí không cao

Nếu bạn so sánh những gì mà máy photo làm được so với giá tiền mà bạn cần chi trả thì thực chất bạn vẫn có khoản hời lớn. Máy photo đa năng vừa đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng, vừa bền bỉ, hoạt động hiệu suất cao, nâng cao hiệu suất lao động.

Liên hệ đến Huỳnh Gia nhé, chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn từng dòng máy photocopy cụ thể đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu trong văn phòng.